Abrogato l’obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici: ai fini della regolarità della tenuta della contabilità, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e procedere alla loro stampa soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione finanziaria in sede di controllo. È questo, in estrema sintesi, quanto si desume da un emendamento al decreto Semplificazioni, approvato dalla Camera dei Deputati. Viene in questo modo superata la prassi (restrittiva) dell’Agenzia delle Entrate, che non riconosceva tale possibilità, seppur già prevista dalla legge.

Di alcune di esse si è fatto portavoce il CNDCEC che, durante un’audizione informale dinanzi alle Commissioni riunite Bilancio e Finanze della Camera, ha, appunto, suggerito alcuni ritocchi al testo originario del decreto. Tra questi, è stato auspicato un intervento su una disposizione relativa alla tenuta dei registri contabili che sta creando qualche problema applicativo anche a causa di alcune discutibili interpretazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Si tratta dell’art. 7, comma 4-quater del D.L. n. 357/1994 secondo cui la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge se, in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza.

Su questo aspetto il CNDCEC ha sottolineato la necessità di “esplicitare l’ambito applicativo della norma di semplificazione, così da superare alla radice i dubbi interpretativi emersi sul piano applicativo e le conseguenti paradossali difficoltà che ne conseguono”.

In particolare, i commercialisti hanno chiesto “che non solo la tenuta di qualsiasi registro contabile in formato elettronico, ma anche la loro conservazione sia in ogni caso considerata regolare se, in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultino aggiornati sui sistemi elettronici ed esibiti agli organi verificatori”.

E pare che tali istanze siano state accolte.

Pertanto, vale la pena di approfondire la questione.

La disciplina della tenuta dei registri contabili

La norma di riferimento è l’art. 7 del D.L. n. 357/1994. In particolare, occorre richiamare i commi:

  • 4-ter secondo cui a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza;
  • 4-quater il quale, in deroga a quanto detto sopra, stabilisce che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro

L’interpretazione dell’Agenzia delle Entrate

Le controversie interpretative sono sorte proprio sul comma 4-quater a seguito di alcuni documenti di prassi dell’Agenzia delle Entrate.

In particolare, con la risoluzione 28 marzo 2022, n. 16/E, l’Agenzia, riferendosi alla suddetta disciplina nell’attuale versione come risultante dalle modifiche introdotte con il D.L. n. 34/2019, ha affermato che non sono cambiate le norme in tema di conservazione e tra queste, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti, tra cui il libro giornale e libro degli inventari, le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, le scritture ausiliarie di magazzino, il registro dei beni ammortizzabili e i registri prescritti ai fini dell’IVA.

E ha continuato ribadendo che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità, qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

  1. ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
  2. entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del M. 17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso D.M. rinvia – laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

Cosa cambia con il decreto Semplificazioni?

Per superare questo clima di incertezza, con la modifica introdotta con l’emendamento al decreto Semplificazioni si intende rendere la norma più chiara ed intellegibile.

Infatti, il suddetto comma 4-quater viene riscritto nel seguente modo:

“la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

In altre parole, si specifica che:

  • non solo la tenuta, ma anche la conservazione è regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge;
  • la regolarità sussiste anche in difetto di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale.

Detto in modo più semplice, ciò vuol dire che, una volta che la norma verrà definitivamente approvata, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione finanziaria in sede di controllo.

30/07/2022