Il decreto Sostegni ha prorogato di tre mesi il termine per la conservazione sostitutiva dei documenti informatici relativi all’anno 2019, che in base all’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 deve essere effettuata entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994, vale a dire entro il terzo mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi .

Per la dichiarazione dei redditi relativa all’anno 2019, l’art. 3 del D.L. n. 157/2020 (decreto Ristori quater) ha prorogato al 10 dicembre 2020 la scadenza fissata al 30 novembre 2020, cosicché la conservazione sostitutiva – che di regola dovrebbe essere effettuata entro il 10 marzo 2021 – risulta differita al 10 giugno 2021.

Servizio gratuito di conservazione sostitutiva

In base all’art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. n. 127/2015, l’obbligo di conservazione sostitutiva s’intende soddisfatto per tutte le fatture elettroniche, nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio, memorizzati dall’Agenzia delle Entrate.

A tal fine, il provvedimento n. 89757/E/2018 ha messo a disposizione degli operatori un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche e delle note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il SdI, che può essere usufruito, anche attraverso intermediari appositamente delegati dal cedente/prestatore o cessionario/committente, aderendo preventivamente all’accordo pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia.

Come precisato dalla circolare n. 14/E/2019 (§ 8), il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate garantisce la conservazione per un periodo di quindici anni , a meno che il contribuente decida di revocarlo e di rientrare in possesso di tutte le fatture conservate utilizzando la funzione di “export”. Resta inteso che ciascun contribuente è libero, pur avendo aderito al servizio gratuito di conservazione, di conservare ulteriormente, in proprio o avvalendosi di un soggetto professionale terzo, fatture elettroniche e documenti veicolati tramite SdI.

Procedura di conservazione sostitutiva

La conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari deve essere effettuata in conformità ai principi stabiliti dall’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014, che prevedono anzitutto il rispetto delle norme del Codice civile, del Codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche, comprese le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.

È quindi richiesto che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari abbiano le caratteristiche dell’immodificabilità , dell’integrità , dell’autenticità e della leggibilità , laddove ai fini in esame occorre utilizzare appositi formati (ad esempio, PDF – PDF/A, TIFF, JPG, XML e TXT), compresi quelli scelti dal responsabile della conservazione, motivandone la scelta.

La conservazione sostitutiva deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

25/03/2021